EZD w administracji – jak prowadzić elektroniczną dokumentację?

Rozszyfrowanie skrótu EZD nie budzi wśród pracowników administracji problemów – to elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Określenie jednak, na czym ono polega, powoduje wiele nieporozumień.

Akronim EZD w ostatnim czasie staje się coraz bardziej popularny w instytucjach publicznych. Skrót ten jest często odmieniany przez wszystkie przypadki, zwłaszcza w kontekście budowania e-administracji. Rozwiązanie to jest traktowane jako odpowiedź na wyzwania, które przed instytucjami publicznymi stawia postępująca cyfryzacja. Zwłaszcza Ministerstwo Cyfryzacji w swoich długoterminowych planach wiąże duże nadzieje z wprowadzeniem EZD w podmiotach publicznych.

1. Czy EZD to jeden system teleinformatyczny?

Najczęściej EZD utożsamiane jest z systemem teleinformatycznym, który pozwala zarządzać dokumentacją w postaci elektronicznej. Czasami panuje wręcz przekonanie, że jest jeden taki system – jedno EZD dla całej administracji. Tymczasem takich systemów na rynku funkcjonuje wiele i łącznie określane są one jako systemy klasy EZD.

Jak wskazuje GUS, 75 proc. wykorzystywanych w administracji publicznej systemów klasy EZD w 2024 r. to systemy komercyjne, a znacznie mniej rozpowszechnione są systemy państwowe. Tym samym nie ma jednego systemu EZD – pracownicy różnych instytucji korzystają z różnych rozwiązań, a konkurencja na tym rynku daje możliwość dostosowania systemów klasy EZD do potrzeb i specyfiki danego podmiotu.

2. Jaka jest różnica między EOD a EZD

Kolejne nieporozumienie, które się pojawia, dotyczy uznania danego systemu...